5 dicas para reduzir o tempo gasto com e-mails (pelo CEO da Zappos)

Em qualquer empresa, os e-mails acabam tomando muito tempo dos funcionários. Estima-se que quase 270 bilhões de e-mails são enviados diariamente, e que o trabalhador médio recebe 121 e-mails por dia. 

Responder todos os e-mails conforme os recebe é um desafio, e as vezes pode parecer difícil escolher uma estratégia para lidar com eles. Por isso, Tony Hsieh, CEO da Zappos (empresa online de calçados, comprada pela Amazon em 2009 por 1,2 bilhões de dólares), deu algumas dicas que ele mesmo segue para otimizar o tempo e melhorar a produtividade no dia a dia.

Organize um horário

Marque no seu calendário para responder diariamente, de manhã, todos os e-mails do dia anterior. Assumindo que você tem e-mails mais antigos, essa estratégia não vai zerar sua caixa de entrada, mas vai garantir que a pilha de e-mails não se acumule: você vai ficar sem nenhum email do dia anterior e isso irá gerar uma sensação de “dever cumprido”, uma boa forma de começar o dia. Pode ser que no começo isso demore um pouco, mas é importante manter até que vire um hábito.

Resista à tentação e imponha limites

Tony Hsieh também diz o seguinte: caso você sinta que precise responder um email imediatamente, não o faça.

Primeiro, pergunte para si mesmo se essa resposta pode esperar 48h sem prejudicar ninguém. Essa é a parte mais difícil, e que requer muita disciplina, mas é importante pois as pessoas sabem que podem entrar em contato a qualquer momento, seja no celular ou em ligações, caso realmente seja urgente. E se o assunto em questão pode ser resolvido no dia seguinte, deixe para o dia seguinte, você precisa valorizar o seu tempo.

Se bonifique

Ao responder de manhã todos os e-mails do dia anterior, é difícil não parar o processo para ler os e-mails que vão chegando durante o dia. Por isso, Tony afirma que você deve se recompensar de alguma forma: estipule uma meta, por exemplo 10 emails, e a cada vez que você responder essa quantia de 10 emails, pode ler os novos que chegaram.

Separe os e-mails difíceis

Não se pode ser radical. Nem todos os e-mails do dia anterior serão respondidos em uma manhã, alguns irão demorar mais tempo e exigir pesquisa, levantamento de dados, estratégia e etc.

Por isso, o ideal é, ao identificar esse tipo de email, separar ele em uma pasta para lidar com isso depois. Marque em seu calendário um horário, como se fosse uma reunião mesmo, e separe tempo para responder ele. Se vai levar uma hora para responder, reserve uma hora na agenda e foque nisso.

Sem desculpas

Caso você tenha algum compromisso de manhã, reserve outro tempo no seu dia para responder os e-mails do dia anterior, não pule um dia. Para desenvolver disciplina e obter ganhos de produtividade, esse processo não pode falhar.


Fonte:
https://www.inc.com/chris-dessi/this-billionaire-ceos-trick-to-managing-emails-will-make-you-insanely-productive.html?cid=hmcol3_1

 

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *